Ta del av Jonas Hurtigh Grabes råd för att lyckas ta kontoret in i framtiden.

Ett kontor kan vara så mycket mer än bara ett kontor. Vi har ställt fem frågor till kontorsutvecklaren Jonas Hurtigh Grabe, om aktivitetsbaserade kontor och vilka strukturella utmaningar företag möter inför en förändring av arbetsplatsen.

Hur ser framtidens kontor ut?
Det är ett aktivitetsbaserat kontor! Ingen ensam organisation är den andra lik. Detsamma gäller medarbetare, vissa gillar bränt bryggkaffe och vissa gillar rooibos-te. Exakt samma sak gäller kontoret. Det går inte att hitta ett ställe där alla är nöjda, glada och kan jobba. Vissa gillar sammanhang och ljud medan somliga blir tokstörda och behöver ro för koncentrationen. Framtidens kontor tar hänsyn till individens behov och olikheter!

Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?
Det innebär att man frångår stationära arbetsplatser där medarbetare har sina bestämda skrivbordsplatser. Istället ska medarbetaren få välja sin arbetsplats utifrån arbetsuppgifter och behov. Det är framförallt ett tankesätt – val, tillit och frihet. Det skapar produktiva och glada anställda på kontoret. Det aktivitetsstyrda arbetssättet är en metodik och inte en kontorslayout, en pusselbit i arbetssättet är dock omställningen av kontorsmiljön.

Vilka är de största vinsterna med ett aktivitetsbaserat kontor?
Den absolut största vinsten är att vi alltid ser en ökning i upplevd produktivitet bland de som implementerar aktivitetsbaserade kontor på ett korrekt sätt. Medarbetare brukar också trivas mycket bättre. Många företag känner även en ovisshet inför framtiden; hur många kommer vi vara om några år? Aktivitetsbaserade kontor är dynamiska och flexibla. Att inte behöva tänka att: oj, nu kommer en ny person, nu behöver vi ett nytt skrivbord. Det är väldigt enkelt att styra och förändra ett kontor där man kan flytta på människor och inte den fysiska miljön. Organisationer kan spara en massa resurser på detta!

Vad har förvaring för roll i det aktivitetsbaserade kontoret?
En jätteviktig roll, det finns mycket att tänka på! Organisationens storlek ställer olika krav och det är viktigt att förvaringen planeras korrekt. I aktivitetsbaserade kontor har vi inte den egna arbetsplatsen vilket skapar en tanke kring vad som är privat och vad som tillhör yrket – det blir en skillnad mellan vår personliga och gemensamma förvaring. Det är viktigt att dessa åtskiljs i ett aktivitetsbaserat kontor, för att inte skapa en specifik plats där man väljer att sätta sig för att man har sina privata grejer i närheten. Alltså bort med all individuell förvaring på de gemensamma ytorna – och in med gemensam förvaring istället!

Vad krävs praktiskt för att aktivitetsbaserade kontor ska fungera?
Det första är engagerade chefer som genuint tror på detta från hjärtat och magen, som är tydliga och inleder arbetssättsförändringen. Det andra är att man ger möjligheten för individen att få tid avsatt för att diskutera och lära sig det nya arbetssättet. Det kräver förberedelsetid och utbildning i hur man ska lära sig att använda den fysiska miljön som finns – att enbart flytta runt inredning räcker inte. Det tredje är att ha rätt matematik, att räkna på vilka möbler som behövs i ett aktivitetsbaserat kontor.